Por qué y cómo automatizar tu eCommerce

Cuando nos decidimos a emprender y lo hacemos mediante una tienda online, hay muchos motivos que nos pueden llevar a elegir hacerlo en el canal del comercio electrónico.

Puede ser debido a los costes de entrada más contenidos, las posibilidades de internacionalización, la capacidad para medir el retorno de cada inversión realizada al detalle… o porque el comercio electrónico permite automatizar tareas y procesos que liberan recursos y lo hacen más productivo en un aspecto que un retail al uso.

Los dos errores que solemos cometer al principio

Bueno, en realidad, no creo que si hiciéramos una encuesta entre los nuevos emprendedores fueran demasiados los que dijeran que su prioridad es automatizar procesos.

Esto es tan claro como que, si repitiéramos la encuesta a los mismos tras solo un año vendiendo en línea, su respuesta sería muy diferente. Seguro al 99% que sus prioridades se habrían reordenado a favor de la automatización.

Es sencillo entender por qué.

En el momento de empezar con un proyecto se dan dos circunstancias: la ilusión y la necesidad de optimizar cada euro gastado. Esto nos lleva a cometer dos errores de base:

  • Creer que podemos ocuparnos de cada detalle nosotros mismos. Es lo que podríamos llamar el síndrome del hombre orquesta, que procesa los pedidos al mismo tiempo que hace banners, negocia con proveedores, busca un plugin gratuito para meter un formulario de contacto y friega el pasillo.
  • Ver como gastos lo que, en realidad, son inversiones. Lo decimos muchas veces en este directorio y no nos cansamos de hacerlo: las buenas herramientas son las que aportan un valor añadido a su coste de un modo o de otro.

A medida que vamos avanzando en el proceso del emprendimiento, por una cuestión lógica, empezamos a sentirnos menos Superman o Superwoman. Las necesidades de la empresa se van haciendo más complejas superando incluso nuestros conocimientos y, a eso, hay que sumarle que el volumen de trabajo se va incrementando con lo que se hace cada vez más cuesta arriba mantener la productividad y el nivel de servicio necesario.

Es lo que coloquialmente se llama: morir de éxito. Algo muy gráfico y que resume muy bien lo que ocurre cuando el hecho de vender más es un problema en lugar de una señal de éxito.

La automatización en el eCommerce: una necesidad que desconocías

En la parte operativa de la empresa no hay tantas herramientas que te podamos recomendar, tendrás que empezar a hacer algo que cuesta horrores y se llama delegar. Si el negocio va para arriba, subirá aún más si cuentas con personal especializado en tareas concretas o externalizas algunas de esas labores.

Pero hay una medida de alta eficacia, que libera recursos y mejora la experiencia de los clientes sin la necesidad de delegar. Efectivamente: la automatización del eCommerce.

No vamos a hablar de optimizar la captación -que también se puede- si no de hacerlo con la logística. Estamos hablando de una situación en la que el mercado nos está aportando un excedente de demanda que ya nos cuesta gestionar, así que antes de crecer tenemos que haber cubierto esta necesidad.

Lo primero que te vamos a decir es más que un consejo: deja de gestionar los pedidos a mano. Llegan a nuestra web o a través de un Marketplace, los recibimos, procesamos, hacemos el picking en el almacén, hablamos con la empresa de mensajería… y rezamos para que no haya devoluciones o incidencias porque entonces todo se complica más y más.

Esto ya es un dolor de cabeza con 10 pedidos al día, pero a medida que se multiplican también lo hace la cantidad de ibuprofeno que necesitas para pasar el día a día. Además hay una circunstancia adicional y es que también se incrementan la cantidad de errores humanos que cometemos por ir corriendo todo el día mientras atendemos diferentes “incendios”.

Realmente no hay muchas opciones en cuanto a herramientas que te permitan automatizar todas las tareas que necesitas llevar a cabo desde que recibes tu pedido hasta que lo envías. A decir verdad, solo hemos encontrado una herramienta de gestión de envíos que pueda llevar a cabo todo lo que te explicamos a continuación

Outvio es una herramienta perfecta para ayudarte a hacer que todo fluya de una manera sencilla, casi sin que te des cuenta. Deja que la tecnología se ocupe de esos procesos y enfoca tus esfuerzos en crecer. Al realizar una automatización de los envíos y la logística, estás eliminando un cuello de botella y podrás absorber una demanda muchísimo mayor.

Qué puedo automatizar con Outvio

Ya conoces esta herramienta porque hemos hablado mucho y bien de ella anteriormente. Pero por si no lo recuerdas te diremos que se trata de un software que permite gestionar integralmente nuestros envíos y devoluciones, con lo que va mucho más allá de imprimir etiquetas y listo.

En materia de automatización tiene una buena serie de características que ayudan determinantemente a tu tienda online desde su plataforma.

Estableciendo valores por defecto

Cuando envías mayoritariamente un pedido tipo, con unas dimensiones concretas del packaging, con un peso idéntico… ¿no tendrá más sentido que estas características aparezcan por defecto y se cambien solo cuando sea preciso?

Esto es perfecto porque pasamos horas y horas a lo largo del año repitiendo una operación mecánica. Outvio lo hace por ti.

Creando reglas de envío

Sabemos que no siempre es todo tan sencillo. Pero en realidad hay una serie de vectores que se dan en casi todos los pedidos, condiciones que tú o tu equipo ven y gestionan.

Ok, pues en esto también podemos aplicar la automatización creando reglas que valoran las diferentes condiciones y gestionan el envío eligiendo un transportista u otro, un almacén determinado o una tarifa concreta. Es un trabajo que solo tenemos que hacer una vez definiendo las reglas correspondientes.

Facilita el picking

Uno de los puntos delicados en los que se producen habitualmente algunos errores es en el momento de la preparación de los pedidos en el almacén. Para evitar que salgan de manera incompleta o tener claro cómo proceder en el caso de encontrarnos con que falta alguna referencia, Outvio permite generar determinadas reglas para evitar incidencias.

Automatiza la comunicación empresa-cliente

Existen una serie de mensajes personalizados y transaccionales que podemos enviar de manera automática. Emails que manda el sistema en dos momentos críticos del proceso de envío para que el cliente haga un seguimiento pormenorizado del mismo.

Incluso automatiza las devoluciones

No nos gustan nada, pero es lo que hay. Pueden darse por múltiples motivos y será mejor que lo tengamos previsto.

Con Outvio y sus reglas automáticas podremos resolverlo de manera autónoma por el cliente y seleccionando incluso transportista, almacén, método de pago para realizar el abono…

Haz un repaso por todo lo que hemos comentado ¿no crees que tu vida profesional sería mucho más cómoda con todo esto resuelto?

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