¿Qué es un ERP y para qué sirve?

ERP (Enterprise Resource Planning), en español Planificación de recursos empresariales, es un sistema informático de administración y planeación para empresas en el que se centralizan en una misma interfaz las operaciones cotidianas: contabilidad, facturación, proveedores, logística, entre otras.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es mucho más que un software de aplicación, es un sistema de información compuesto por varios módulos, cada uno con funciones específicas relacionadas con las tareas y flujos diarios dentro de las organizaciones.

Cuando este sistema es implementado de la forma adecuada, se logra una mejora sustancial en la productividad de la empresa, el uso de los recursos y la producción.

¿Cómo funciona un ERP?

La razón de ser de un ERP es poder tener en un mismo lugar los datos de todos o la mayoría de los departamentos de la organización. Con esto, se minimiza el riesgo de tener información duplicada y se tiene una base de datos única y centralizada, donde cada empleado tiene acceso solo a la información que le compete.

Cuando uno de los empleados realiza un cambio en la base de datos, este puede ser visto en tiempo real por todos los implicados, lo que a la vez permite dar una mejor atención a los clientes.

El ERP, como sistema de información se compone de tres partes:

Suite: se trata del conjunto de módulos y funciones que componen el sistema, es decir, la estructura global del mismo.

Módulos: son las aplicaciones específicas para gestionar las funciones de la empresa, es el caso de los módulos de personal, contabilidad, facturación…

Funciones: hablamos de las gestiones particulares que se pueden hacer, por ejemplo, en el módulo de personal puede haber una función de Vacaciones y en el módulo de facturación una de Crear nueva factura.

¿Cómo es la nueva generación de sistemas ERP?

Los ERP de hoy día no solo se centran en los procesos administrativos y logísticos de las empresas, sino que incluyen cada vez más funciones útiles, al punto de englobar en una sola suite funciones de software de gestión de relaciones con clientes, de la cadena de suministros y de los recursos humanos.

Además, los ERP modernos son sistemas en la nube, de ahí que no es necesaria su instalación en un ordenador especifico, lo que facilita su uso por todos los miembros del equipo y la sincronización de los datos en tiempo real. Incluso, la información puede compartirse con personas ajenas a la empresa, por ejemplo, los clientes o los proveedores, sin necesidad de que estos acudan a las oficinas de la organización.

¿Por qué las organizaciones tienen que disponer de un ERP?

La principal razón por la que una empresa, sin importar su tamaño y rama a la que se dedique, debe contar con un ERP, es que este hace a la organización y al personal más productivo, evitando la redundancia de datos y mejorando la eficiencia. Además, de su uso se desprenden otras ventajas:

  • Hace más sencillos los procesos administrativos y logísticos
  • Facilita la toma de decisiones
  • Los datos pueden ser consultados en tiempo real
  • Se tiene una sola base de datos con toda la información pertinente
  • El flujo de operaciones es más eficiente y rápido
  • Al tener la mayor parte de la información digitalizada se disminuye el riesgo de errores humanos
  • Se mantiene el inventario de materiales y recursos siempre actualizado
  • Es posible llevar un mejor control del personal y los procesos relacionados con la gestión de los recursos humanos
  • La asignación de la carga de trabajo se hace de forma más adecuada
  • Se puede evaluar el desempeño del personal en menos tiempo
  • Hace más competitiva la organización
  • Las distintas áreas de la empresa interactúan en una única plataforma
  • Los datos están protegidos y solo puede acceder a ellos quien tenga los permisos y los datos de acceso
  • Facilita la automatización de tareas repetitivas o periódicas
  • Aunque los mejores ERP son de pago, son relativamente económicos y suelen tener distintos planes adaptados a cada tamaño de empresa con lo que se amortizan de manera rápida

Entonces lo que pensamos,  debe tener implementado el uso de un ERP porque esto le permitirá mejor sus procesos a lo interno y brindar una mejor atención a lo externo.

Preguntas frecuentes sobre ERP

¿Qué significa ERP?

ERP es un acrónimo para Enterprise Resource Planning, que al español se traduce como Planificación de recursos empresariales.

¿Los ERP son solo para grandes empresas?

No, los ERP son para todo tipo de empresa, incluyendo las pequeñas y medianas. Además, al ser programas escalables pueden ir creciendo a medida que lo hace la organización.

¿Qué es un ERP horizontal?

También llamado ERP genérico, es un sistema que puede implementarse en cualquier empresa, es decir, se adapta a todos los tipos de esta y permite administrar todos los procesos comunes.

¿Qué es un ERP local?

Es un software de planificación de recursos empresariales que necesita de un servidor físico en el que instalarse. Este servidor debe estar en las instalaciones de la empresa y debe contarse con un personal especializado para administrarlo y hacerle mantenimiento.

Acerca del autor

Jordi Ordonez
Consultor ecommerce y Amazon en | Web

Soy consultor en eCommerce / Amazon y trabajo en proyectos online desde el año 2.000.

He escrito y participado en La Vanguardia, Shopify, Prestashop, Radio Nacional de España, Capital Radio, El Español, Revista Emprendedores, Brainsins, Marketing4ecommerce, eCommerce-news.es, SEMRush y otros medios.

Doy formación sobre en ecommerce y Amazon en The Valley, Foxize, EOI, Esic y otras escuelas del negocios.